Как объяснить условия работы на сайте нотариальной конторы

Человек заходит на сайт нотариальной конторы с практичными вопросами: нужна ли запись, что взять с собой, от чего зависит стоимость, придётся ли приходить дважды. Если ответов нет, он звонит, и администратор по сто раз повторяет одно и то же. Ниже описано, как выстроить раздел об условиях работы, чтобы он снимал эти вопросы, а не просто занимал место в меню.

С каких вопросов начать: собираем их из реальных обращений

Не придумывайте разделы по шаблону. Две-три недели записывайте, о чём спрашивают по телефону, в мессенджерах и на ресепшене. Обычно набор такой: нужна ли запись, сколько длится приём, какие документы принести, кто должен присутствовать лично, как определяется стоимость, возможен ли выезд, как оплатить. Каждому вопросу отдельный подзаголовок: так ответ легче найти и на странице, и в поиске по сайту.

Как написать про стоимость и не ввести в заблуждение

Итоговая сумма зависит от вида нотариального действия и обстоятельств конкретного дела. Пересказывать нормативные акты на сайте не нужно, это задача нотариуса. Покажите посетителю, из чего складывается сумма и когда он узнает точную цифру. Например: «Точная сумма называется до подписания документов, после проверки комплекта». Если на сайте есть калькулятор, подпишите, что результат ориентировочный, и перечислите данные, которые он учитывает. Любые цифры публикуйте только после подтверждения у нотариуса и ставьте рядом пометку о проверке. Устаревшая сумма хуже её отсутствия: она порождает споры у стойки.

Порядок визита: запись, личное присутствие, сроки

Условия проще воспринимаются как последовательность действий, а не как сплошной абзац. Для типовой услуги опишите шаги:

• предварительная проверка документов: по телефону, почте или через форму;
• запись на конкретное время, а если приём идёт в порядке очереди, это написано прямо;
• кто приходит на приём и с какими документами, удостоверяющими личность;
• что может потребовать дополнительного времени, например запросы или согласования.

Со сроками будьте осторожны: формулировка «за 15 минут» превращается в обещание, которое контора не контролирует. Честнее написать, что срок зависит от вида действия и комплекта документов, и указать, что влияет на него чаще всего.

Что сказать о недостающих документах и возможном отказе

Неудобные условия лучше объяснить заранее. Посетителю важно знать: если комплект неполный, приём может быть перенесён, а в отдельных случаях в совершении действия могут отказать. Опишите процедуру, не толкуя закон: получит ли человек перечень недостающего в письменном виде, нужна ли повторная запись, как решается вопрос с оплатой. Формулировки согласуйте с нотариусом и публикуйте именно в его редакции. Не пишите советов вроде «как оформить, чтобы не отказали»: сайт объясняет порядок работы конторы, а не консультирует по сути дела.

Условный пример фрагмента страницы

Ниже схема блока для страницы услуги. Значения в квадратных скобках контора заполняет сама.

• Услуга: удостоверение договора купли-продажи квартиры.
• Запись: [по телефону / через форму]. Приём проходит [по записи / в порядке очереди].
• Кто приходит: [стороны сделки или представители]. Для представителя нужен [документ, подтверждающий полномочия].
• Что подготовить: ссылка на перечень документов, дата последней проверки [дата].
• Стоимость: складывается из [состав платы]. Точная сумма называется до подписания.
• Срок: зависит от [перечень факторов]. Если нужны дополнительные запросы, мы сообщим об этом при проверке документов.
• Если документов не хватает: мы [письменно / устно] назовём, чего не хватает, и согласуем новое время.

Блок короткий, но на каждый частый вопрос в нём есть ответ или понятное «зависит от…» с пояснением.

Проверочный список перед публикацией

• Каждый вопрос из реальных обращений получил свой подзаголовок или блок.
• Суммы и сроки подтверждены нотариусом, рядом стоит дата проверки.
• Порядок визита описан шагами, а не одним абзацем.
• Указано, кто должен присутствовать лично.
• Объяснено, что происходит при нехватке документов или отказе, без юридических трактовок.
• Контакты для записи видны на каждой странице услуги.
• Назначен сотрудник, который обновляет условия при изменении правил приёма.

Раз в квартал сверяйте текст сайта с тем, что реально говорят посетителям на приёме. Расхождение между ними обычно и порождает конфликты у стойки.

Все статьи блога