Как передавать материалы для наполнения сайта благотворительного фонда

Запуск сайта фонда чаще всего тормозит не вёрстка, а материалы. Тексты лежат в чатах, фотографии хранятся в личных облаках, годовой отчёт есть только в виде скана, а кто вправе утвердить историю подопечного, непонятно. Ниже описан порядок передачи, который помогает не возвращаться к одним и тем же вопросам.

Сначала список страниц и ответственных, потом файлы

Перед сбором материалов составьте перечень страниц и для каждой сформулируйте одну задачу посетителя. У фонда это обычно: понять, чем занимается организация, выбрать программу, пожертвовать, проверить открытость отчётности, обратиться за помощью или стать волонтёром. Рядом с каждой страницей укажите сотрудника, который отдаёт материалы и подтверждает их. Лучше, чтобы со стороны фонда был один координатор: когда правки приходят от трёх людей, они часто противоречат друг другу.

В каком виде передавать тексты

Один текст — один файл, название которого совпадает со страницей: «02_Программа_Помощь приюту.docx». Заголовки и подзаголовки оформляйте стилями текстового редактора, а не жирным шрифтом, тогда студия сразу увидит структуру. Не присылайте скриншоты и фотографии распечаток: их придётся перепечатывать, а ошибки в цифрах и именах вернутся на сайт.

Всё, что требует решения, помечайте прямо в тексте: [уточнить сумму], [здесь фото с выезда], [ждём согласования]. Для чисел указывайте, на какую дату они верны и откуда взяты: «собрано за 2021 год — по бухгалтерской справке». Реквизиты и контакты вынесите в отдельный документ и передайте один раз, чтобы на разных страницах не оказалось разных номеров.

Истории подопечных и фотографии: что приложить к материалу

Истории и снимки — самое чувствительное содержимое сайта. Заведите простую таблицу, где для каждого фото и каждой истории указано:

• о ком или о чём материал и когда он создан;
• кто автор снимка или текста;
• как можно публиковать: с именем, только с именем без фамилии, без лица, только в соцсетях, не публиковать;
• кто в фонде подтвердил публикацию.

Вопросы согласий и персональных данных решает юрист фонда. Студии нужна лишь понятная отметка о допустимом формате, чтобы верстальщик не подписал фото именем, которое публиковать нельзя. Фотографии передавайте оригиналами через облачное хранилище, а не пересылкой из мессенджера: там снимки сильно сжимаются. К каждому снимку сразу напишите короткую подпись, она нужна и посетителям, и для описания изображения для программ экранного доступа.

Отчёты, документы и реквизиты

Посетители проверяют фонд по документам, поэтому их подготовка важна не меньше текстов:

• передавайте PDF с текстовым слоем, а не скан-картинку: такой файл можно искать и копировать;
• называйте файл по схеме «Вид документа — период»: «Годовой отчёт — 2021.pdf»;
• к каждому документу добавьте описание в одно-два предложения и дату публикации;
• если документ заменяет прежнюю версию, сообщите, что делать со старой: удалить или оставить в архиве;
• реквизиты и способы пожертвования дайте текстом, а не картинкой, чтобы их можно было скопировать без ошибок.

Условный пример: карточка программы

Допустим, вымышленный фонд помогает приютам для бездомных животных. Для страницы программы материал можно передать в таком виде:

• Название страницы: «Помощь приютам».
• Задача посетителя: понять, на что идут деньги, и выбрать способ помочь.
• Первый абзац (до 300 знаков): что фонд делает, где и для кого.
• Блок «На что идут пожертвования»: три-четыре пункта, например корм, лечение, ремонт вольеров. [Суммы уточнить у бухгалтера, указать период.]
• Фото: три снимка из таблицы, у всех стоит отметка «можно публиковать», подписи прилагаются.
• Документы: «Отчёт по программе — 2021.pdf» с описанием в одну строку.
• Кнопка действия: «Помочь» и ссылка на форму пожертвования, текст на кнопке утверждён.
• Ответственный: руководитель программы, согласует до публикации.

По такой карточке студия видит и содержание, и порядок блоков, и то, что ещё не готово. Вопросов остаётся меньше.

Проверочный список перед отправкой студии

• Есть перечень страниц, у каждой назван ответственный.
• Тексты лежат отдельными файлами, заголовки оформлены стилями.
• Спорные места и пропуски помечены в тексте.
• У цифр указаны период и источник.
• Реквизиты и контакты собраны в одном документе и проверены.
• У фото и историй есть отметка о допустимом способе публикации и подписи.
• Отчёты переданы PDF с текстом, названия единообразны.
• Назначен человек, который принимает окончательное решение по правкам.

Все статьи блога