Как передавать материалы для наполнения сайта коворкинга

Сайт коворкинга чаще всего задерживается не из-за вёрстки, а из-за материалов. Тарифы ещё меняются, фотографий нет, правила живут в голове администратора, а логотипы резидентов лежат в чужой переписке. Ниже описано, как подготовить и передать всё это так, чтобы разработчику не приходилось угадывать.

Какие материалы нужны именно коворкингу

У коворкинга посетитель выбирает не услугу, а место и условия: где это, как выглядит, сколько стоит час или месяц, можно ли прийти сегодня. Поэтому набор материалов отличается от «визитки» компании:

• описание пространства: площадь, число рабочих мест, зоны (open space, тихая комната, переговорные, кухня);
• тарифы: разовый визит, день, месяц, закреплённое место, аренда переговорной;
• режим работы, включая выходные и ночной доступ, если он есть;
• правила: гости, еда, шум, оборудование, порядок оплаты;
• схема проезда и описание входа: этаж, домофон, ориентиры;
• резиденты и события, если вы хотите их показывать;
• контакты и порядок записи на пробный визит.

Как организовать папку и назвать файлы

Договоритесь об одном способе передачи: общая папка на файлообменнике или архив по почте. Письма с вложениями, присланные по одному в течение месяца, потом никто не соберёт. Внутри сделайте подпапки по разделам и порядковые номера:

• 01_o-prostranstve (текст и фото зон);
• 02_tarify (таблица);
• 03_pravila;
• 04_rezidenty (логотипы и описания);
• 05_kontakty (схема проезда, фото входа).

Имена файлов лучше писать латиницей и по содержанию: zona-open-space-01.jpg, а не «IMG_4821» или «новое фото (2)». Тексты передавайте в обычных документах, по одному файлу на раздел, без вставленных в письмо кусков и без текста на картинках. Если вы что-то заменили, пришлите файл с новой пометкой версии и скажите, какой старый не нужен.

Тарифы: передавайте таблицей, а не рассказом

Самая частая ошибка — описать тарифы абзацем в письме. Разработчик не знает, что включено в «гибкий» тариф, а что нет. Заполните таблицу: одна строка — один тариф, одни и те же столбцы для всех. Условный пример фрагмента страницы:

• Название: «Гибкое место».
• Для кого: тем, кто приходит несколько раз в неделю.
• Что входит: любое свободное место в open space, интернет, чай и кофе, 2 часа переговорной в месяц.
• Что не входит: закреплённый стол, почтовый адрес.
• Стоимость и период: цифра и единица (в месяц, в день), указанные вами.
• Как оформить: кнопка «Записаться на пробный день».

Строка «что не входит» экономит администратору десятки одинаковых вопросов по телефону. Если цены не окончательные, так и напишите: «цена будет уточнена до такой-то даты». Лучше запустить сайт с понятной пометкой, чем с догадкой.

Фотографии: что снимать и в каком виде отдавать

Посетителю нужно понять, как здесь будет работать он сам. Поэтому нужны не только общий вид, но и детали: рабочее место вблизи, розетки, кресло, окно, переговорная с экраном, кухня, вход и табличка снаружи. Отдельно снимите путь от остановки или метро до двери: три-четыре кадра с ориентирами.

Технические требования простые. Передавайте оригиналы с камеры, а не сжатые копии из почты или соцсети. Сайту потом нужны разные размеры, и из маленькой картинки большую не сделать. Не накладывайте на снимки рамки, логотипы и надписи — это можно сделать на сайте. К каждой группе фото приложите список подписей: что на снимке и в какой зоне. Если в кадре видны люди, заранее договоритесь с ними, что снимок будет опубликован, или снимайте так, чтобы лиц не было.

Резиденты, события, правила: кто обновляет это после запуска

Разделы с резидентами и афишей устаревают быстрее всего. Определите заранее двух вещей: кто в коворкинге отвечает за материалы и в какой срок они попадают на сайт. Для резидентов соберите единый набор: название, одна-две строки о деятельности, ссылка на их сайт, логотип в максимально хорошем качестве (лучше в векторном формате или в PNG с прозрачным фоном). Публикуйте только тех, кто согласился.

Для событий заведите шаблон: название, дата и время, длительность, цена или «бесплатно», число мест, как записаться. Если афиша на сайте будет пустой, лучше убрать раздел до первого мероприятия, чем показывать прошедшие даты. Правила оформите коротким списком по пунктам: каждое правило — одно предложение с конкретным действием («Гостей регистрируем на входе заранее»).

Проверочный список перед отправкой материалов

• Назначен один человек, который принимает решения и отвечает на вопросы разработчика.
• Все файлы лежат в одной папке, разложены по разделам, имена понятны.
• Тарифы заполнены таблицей, есть строка «что не входит».
• Указаны режим работы, адрес, телефон, почта и порядок записи на пробный визит.
• Фото переданы в оригинальном размере, к ним есть подписи.
• Есть снимки входа и пути от ближайшей остановки.
• Логотипы и описания резидентов собраны, публикация согласована.
• Тексты проверены на цифры, названия и телефоны: одни и те же данные везде совпадают.
• Известно, кто и как будет обновлять афишу и список резидентов после запуска.

Если что-то из списка не готово, не ждите полной готовности: передайте разделы по мере готовности, начиная с тарифов и контактов. Остальное можно добавить, пока разработчик занимается структурой и дизайном.

Все статьи блога