Как передавать материалы для наполнения сайта переводческого бюро

У переводческого бюро материалов для сайта много, и они разнородные: языки, виды документов, сроки, тарифы, сведения о заверении, примеры работ. Когда всё приходит одним письмом с вложениями «как есть», студия тратит недели на уточнения. Ниже описано, как собрать и передать материалы, чтобы сайт делался без пауз.

Начните с карты языков и услуг, а не с текстов

Сначала составьте таблицу: по строкам языки, по столбцам услуги. Например: письменный перевод, устный последовательный, перевод с заверением, редактура, локализация. В каждой ячейке одно из значений: «делаем», «делаем по запросу», «не делаем».

Отдельно отметьте направление. Перевод с немецкого на русский и с русского на немецкий могут выполнять разные люди, с разными сроками и ценой. Если в таблице направления не разделены, на сайте появится общая страница «Немецкий язык», где посетитель не найдёт нужного. По этой таблице студия построит структуру разделов и поймёт, сколько страниц нужно писать.

Что должно быть в материале для одной страницы услуги

Страница услуги отвечает на вопросы заказчика, который выбирает исполнителя. Поэтому тексты лучше готовить по одному шаблону. Условный фрагмент страницы «Технический перевод с немецкого на русский»:

• Заголовок и подзаголовок: «Технический перевод с немецкого на русский. Инструкции, спецификации, чертежи с надписями».
• Что переводим: перечень типов документов, а не общая фраза о «любой сложности».
• Форматы файлов: docx, xlsx, pdf с текстовым слоем, dwg. Отдельно укажите, что делать со сканами.
• Как считаем объём: например, в знаках с пробелами по исходному или переводному тексту. Выберите один способ и напишите его прямо.
• Сроки: от чего они зависят, например от объёма и необходимости согласовать терминологию.
• Как работаем с терминологией: принимаете ли глоссарий клиента, ведёте ли свой.
• Кнопка и форма: «Рассчитать стоимость» с понятным списком вложений.

Если какого-то пункта нет, так и напишите в материалах. Студия оставит место под блок, а не придумает содержание сама.

Как показать примеры работ и не раскрыть данные заказчиков

Это самый частый затор. Переводческие документы обычно конфиденциальны, а сайту нужны подтверждения опыта. Есть варианты, которые не требуют показывать оригиналы:

• описание типов проектов без названий: «перевод руководств по эксплуатации станков, 400 страниц, три языка»; цифры берите только из ваших реальных проектов;
• логотипы клиентов только при письменном разрешении, которое лежит в той же папке;
• фрагмент перевода с изменёнными именами и реквизитами или собственный учебный текст, сделанный для сайта.

Для каждого примера укажите, кто разрешил публикацию. Тогда студия не поставит на страницу материал, который потом придётся срочно убирать.

Данные о переводчиках, сроках и ценах

Эти сведения чаще всего теряются, хотя заказчик ищет именно их. Для переводчиков и редакторов подготовьте имя или роль, языковые пары, специализацию, образование и сертификаты, если вы готовы их показывать, и фото в одном стиле. Если люди внештатные и не хотят публичности, достаточно описать процесс: перевод, редактура вторым специалистом, проверка терминов.

По ценам решите заранее: публикуете таблицу, ставки «от» или только расчёт по запросу. Если ставки есть, напишите условия: что входит, что оплачивается отдельно (срочность, вёрстка, заверение), в какой валюте. Не передавайте цены в разных файлах и письмах, в сайт попадёт устаревшая версия.

Как организовать передачу файлов

Один общий облачный каталог лучше цепочки писем. Структура повторяет карту сайта:

• папки по разделам: «Услуги», «Языки», «О бюро», «Примеры», «Контакты»;
• внутри один документ на одну страницу, названный так же, как страница: «tehperevod-nemeckiy.docx»;
• заголовки и подзаголовки в документе размечены стилями, а не просто выделены жирным;
• фото и логотипы лежат отдельно в исходном размере, не вставлены в Word;
• таблицы цен и сроков хранятся в отдельном файле с пометкой «актуально на».

Назначьте одного ответственного, который принимает решения по спорным формулировкам. Если правки приходят от директора, менеджеров и переводчиков по отдельности, сроки растягиваются.

Проверочный список перед отправкой студии

• Есть таблица «язык × услуга» с отметкой направлений.
• На каждую страницу услуги есть отдельный документ по единому шаблону.
• Указан единый способ подсчёта объёма и условия срочности.
• Ясно, что принимается в работу: форматы файлов, сканы, ограничения по размеру.
• Для всех примеров работ есть разрешение или они обезличены.
• Данные о переводчиках и сертификатах подтверждены самими специалистами.
• Цены и сроки собраны в одном актуальном файле.
• Реквизиты, адрес, часы работы и способы связи совпадают в документах.
• Назначен один человек, который согласовывает правки.

Если пунктов «нет» больше половины, лучше начать с таблицы языков и шаблона страницы услуги. Остальное можно догружать по мере работы над сайтом.

Все статьи блога