Как передавать материалы для наполнения сайта адвокатской коллегии

На сайте адвокатской коллегии материалы приходится собирать у многих занятых людей: председателя, адвокатов, администратора. Без общих правил тексты приходят в мессенджерах, фотографии в виде скриншотов, а сведения об одном адвокате существуют в трёх версиях. Ниже описан порядок передачи, который помогает избежать этого.

Кто в коллегии отвечает за материалы

Назначьте двух человек. Первый — координатор: собирает файлы, отвечает студии на вопросы, следит за сроками. Обычно это администратор или помощник председателя. Второй — утверждающий: председатель или член совета, чьё «да» считается окончательным. Если правки приходят от пяти человек одновременно, страницы переписывают по кругу, и студия не может понять, какая версия действующая.

Отдельно решите, кто проверяет формулировки на соответствие профессиональным требованиям и правилам, принятым в самой коллегии. Эта проверка нужна до публикации, а не после неё. Содержание таких требований определяете вы и ваши юристы, студия лишь закладывает в график время на этот этап.

Какие сведения нужны для карточки адвоката

Карточки адвокатов — самый трудоёмкий раздел. Чтобы не выпрашивать данные по одному, разошлите всем одинаковую анкету. Поля должны совпадать с полями шаблона страницы:

• ФИО так, как оно должно стоять на сайте, и должность в коллегии;
• направления работы — не более пяти, формулировками из общего списка коллегии;
• образование и профессиональный путь: 3–5 строк, без пересказа всей биографии;
• рабочие контакты, которые разрешено публиковать: адрес почты, телефон, офис;
• реквизиты и номер в реестре, если коллегия решила их показывать;
• портрет в отдельном файле и согласие самого адвоката на публикацию.

Общий список направлений лучше утвердить заранее. Иначе один адвокат напишет «семейное право», другой — «семейные споры», и фильтр по направлениям на сайте превратится в набор дублей.

Как описывать направления практики

Фраза «оказываем широкий спектр услуг» ничего не объясняет посетителю и не даёт студии материала для структуры страницы. Попросите автора ответить на несколько вопросов — из ответов складывается страница. Вот условный фрагмент (все данные вымышлены):

• Направление: споры с подрядчиками по строительству.
• С какими вопросами обращаются: задержка сроков, спор о приёмке работ, недостатки результата.
• Что входит в работу: изучение договора и переписки, подготовка позиции, участие в судебных заседаниях.
• Кто ведёт направление: имена адвокатов со ссылками на их карточки.
• Что принести на первую встречу: договор, акты, переписку, платёжные документы.

В таком виде видно, какие блоки закладывать в макет: перечень ситуаций, этапы работы, привязанные карточки, список документов. Гарантий результата и сравнений с другими коллегиями в тексте быть не должно, это решение редакционной политики, а не дизайна.

В каком виде передавать файлы

Тексты присылайте в документах Word или Google Docs — по одному файлу на страницу, с названием страницы в имени файла. Заголовки в документе отмечайте стилями, а не просто крупным шрифтом: так структура сохранится при переносе. Не вставляйте текст в тело письма и не отправляйте PDF со сканами, из них приходится перепечатывать.

Фотографии передавайте исходными файлами, а не пересланными через мессенджер: после пересылки они сильно теряют качество. Называйте файлы по фамилии, например «petrov-a-s.jpg». Желательно, чтобы портреты были в единой манере: одинаковый фон и похожий ракурс. Если снять всех нельзя, студия подскажет, как выровнять разнородные фото в макете, но это не заменит единого фотосета.

Документы для скачивания (образцы, памятки, бланки) отправляйте отдельной папкой и укажите, какие из них актуальны.

Как согласовывать и фиксировать версии

Договоритесь, что правки собирает координатор и передаёт одним списком, а не пересылает письма всех участников. В списке указывайте страницу, место и что заменить. Формулировка «звучит тяжеловато» без предложения замены задерживает работу.

Когда страница утверждена, фиксируйте это письмом от утверждающего. Если через месяц адвокат попросит поменять текст, будет понятно, что считать исходной версией. После запуска заведите правило: изменения вносятся по заявке координатора, а не по звонку от любого сотрудника.

Проверочный список перед отправкой материалов

• Назначены координатор и утверждающий.
• Утверждён единый список направлений практики.
• Каждый адвокат заполнил анкету по одной форме и подтвердил публикацию своих данных.
• Тексты лежат в отдельных файлах, по одному на страницу.
• Фотографии переданы исходными файлами с понятными названиями.
• Контакты и реквизиты сверены с действующими.
• Формулировки проверены тем, кто отвечает за соответствие внутренним требованиям коллегии.
• Утверждение каждой страницы подтверждено письменно.

Если пройти этот список до начала вёрстки, студия получит материалы, которые можно сразу размещать, а ваши специалисты не будут возвращаться к уже закрытым вопросам.

Все статьи блога