Сайт бухгалтерской фирмы похож на справочник. Посетитель приходит узнать, чем вы занимаетесь, и нередко сверяет с сайтом состав услуг, условия и сроки. Если на странице осталась прошлая формулировка, он либо усомнится в вашей внимательности, либо придёт с неверными ожиданиями. Ниже описано, как выстроить работу с содержимым, чтобы не переписывать сайт целиком.
Какие сведения на сайте бухфирмы устаревают первыми
Контент стареет неравномерно, поэтому его полезно разделить на три группы.
- Меняется редко: описание подхода к работе, история фирмы, общие принципы. Но состав команды и контакты проверять всё равно нужно.
- Меняется по вашим решениям: перечень услуг, режимы налогообложения, с которыми вы работаете, тарифные пакеты, способ передачи документов, используемые программы и сервисы.
- Зависит от внешних изменений: ставки, сроки, лимиты, формы отчётности, названия государственных сервисов в статьях и новостях.
Третья группа самая рискованная. Чем меньше в тексте конкретных значений, тем реже его придётся править. Если число действительно нужно, его следует оформить так, чтобы потом можно было быстро найти.
Один источник для цен, сроков и перечней услуг
Типичная ситуация: стоимость пакета указана на странице услуги, в прайсе, в FAQ и на баннере главной. Когда условия меняются, правят два места из четырёх. Чтобы такого не было, повторяющиеся сведения выносят в отдельные поля или блоки в CMS: «стоимость пакета», «что входит», «срок ответа на запрос», график работы, телефон. Страницы подтягивают значения из одного места.
Если CMS так не умеет, заведите хотя бы реестр в таблице. В нём указывают, какое значение где используется и кто его подтверждает. Реестр не заменит автоматику, но перед правкой вы будете знать все страницы, где её нужно сделать.
В статьях о нормах и сроках не пересказывайте требования подробно. Дайте общее объяснение, укажите, на какой период оно рассчитано, и предложите уточнить детали у специалиста фирмы.
Пример: страница «Бухгалтерское сопровождение ИП»
Условный фрагмент страницы, построенный по этому принципу:
- Что входит: блок из общего перечня услуг. Ведение учёта, подготовка и передача отчётности по выбранному режиму, консультации по рабочим вопросам.
- Режимы, с которыми работаем: список из справочника режимов. Он один для всего сайта, и в нём отмечено, какие режимы фирма не обслуживает.
- Стоимость: «от [значение поля «Пакет Базовый»] в месяц. Итог зависит от числа операций и наличия сотрудников».
- Как передавать документы: [значение поля «Канал обмена»] и ссылка на инструкцию для клиента.
- Примечание внизу: «Описание услуги проверено: [месяц, год]. Ответственный: руководитель отдела сопровождения».
В этом фрагменте нет ставок и сроков, которые меняются снаружи. Цена, перечень и канал обмена хранятся в одном месте. Дата проверки обновляется только после реальной сверки, а у страницы есть ответственный.
Кто отвечает за проверку и как часто её проводить
Назначьте двух человек. Первый отвечает за факты: это бухгалтер или руководитель, который подтверждает, что текст соответствует практике фирмы. Второй отвечает за публикацию: это администратор сайта или подрядчик. Без такого разделения правки зависают: бухгалтер уверен, что сайтом занимается подрядчик, а подрядчик ждёт указаний.
Рабочий ритм может быть таким:
- раз в квартал — обход страниц услуг, тарифов, контактов и раздела «Команда»;
- перед отчётными периодами — просмотр статей и новостей с напоминаниями, которые могут быть привязаны к прошлым условиям;
- при любых изменениях в самой фирме — правка поля или блока и проверка по реестру.
Что делать со старыми статьями и новостями
Блог бухгалтерской фирмы быстро накапливает материалы, часть которых теряет смысл. Удалять всё подряд не стоит: на старые адреса могут вести ссылки и закладки. Для каждой устаревшей статьи выберите одно действие:
- обновить текст и отметить дату проверки;
- добавить в начало заметку, что материал относится к прошлому периоду, со ссылкой на актуальный;
- убрать из навигации и главной, оставив доступ по прямому адресу;
- настроить переадресацию на близкую по теме актуальную страницу, если старая совсем не нужна.
У новостей оставляйте дату публикации, а у постоянных страниц показывайте дату проверки. Это разные сведения, и смешивать их не нужно.
Проверочный список для ежеквартального обхода
- Совпадают ли телефон, адрес, график и почта на всех страницах и в подвале?
- Актуальны ли перечень услуг и список режимов налогообложения?
- Одинаковы ли цены и условия пакетов на странице услуги, в прайсе и в FAQ?
- Описан ли действующий способ передачи документов клиентом?
- Есть ли в разделе «Команда» только те, кто работает сейчас?
- Нет ли в статьях и новостях пометок и значений, привязанных к прошлому периоду?
- Обновлены ли даты проверки только там, где проверка была проведена?
- Работают ли формы заявок и приходят ли письма на нужный адрес?
