Как спланировать развитие сайта профессиональной ассоциации на год

Сайт профессиональной ассоциации редко можно «запустить и забыть»: меняются реестры, правила вступления, расписание мероприятий, состав правления. Если развитие идёт от случая к случаю («срочно добавьте раздел к конференции»), через год получается набор страниц, который трудно обновлять. Ниже описан способ собрать годовой план из конкретных решений, а не из пожеланий.

Какие действия должен выполнять сайт ассоциации

Начните со списка действий посетителей, а не со списка разделов. Для ассоциации это обычно: проверить, состоит ли специалист или компания в реестре; узнать условия вступления и подать заявку; найти документы (устав, стандарты, формы); зарегистрироваться на мероприятие; оплатить членский взнос; получить материалы для участников. Отдельная аудитория — журналисты и партнёры, которым нужны описание организации и контакты пресс-службы.

Для каждого действия запишите, где оно происходит сейчас (на сайте, по почте, по телефону), сколько шагов занимает и кто в ассоциации обрабатывает результат. Из этих записей получается таблица из трёх колонок. В первую очередь в план попадают действия, которые сейчас делаются вручную и отнимают время секретариата.

Как разложить год на четыре этапа

Надёжная логика — двигаться от основы к надстройкам.

• Первый квартал: инвентаризация. Список всех страниц, поиск устаревших документов, проверка отображения на смартфонах, настройка счётчика посещаемости, резервное копирование, обновление CMS. Каждому разделу назначается владелец из числа сотрудников.
• Второй квартал: главное действие. Чаще всего это реестр членов или онлайн-заявка на вступление. Такая задача сокращает поток однотипных писем и звонков.
• Третий квартал: мероприятия и материалы. Шаблон страницы события, форма регистрации, архив презентаций и записей докладов.
• Четвёртый квартал: закрытый раздел и итоги. Доступ для членов, напоминания о взносах, пересмотр плана по итогам года.

Порядок можно менять. Если главная конференция проходит весной, этап с мероприятиями переезжает вперёд. В каждом квартале должно быть одно крупное изменение и запас времени на правки после согласования с правлением.

Пример: как описать задачу для страницы реестра

Условный фрагмент задания для страницы «Реестр членов ассоциации»:

• Поиск: по фамилии или названию организации, с фильтрами по городу и специализации.
• Карточка результата: название, город, статус («действующий член» или «членство приостановлено»), дата вступления, контакт для подтверждения.
• Пустой результат: «Организация не найдена в реестре. Проверьте написание или напишите в секретариат» и адрес почты.
• Над списком: дата последнего обновления реестра.
• Обновление: ответственный сотрудник, не реже раза в месяц, через отдельную форму в CMS, без правки HTML.

По такому описанию можно оценить объём работ и принять результат: в нём есть поля, состояния и ответственный. Какие сведения о членах публиковать, решается вместе с юристом ассоциации и с согласия самих членов. Для персональных данных нужен отдельный разбор, включая требования к их хранению.

Закрытый раздел и взносы: что решить до разработки

Личный кабинет кажется очевидным шагом, но без ответов на несколько вопросов он превращается в источник жалоб. Решите заранее:

• кто получает доступ: только действующие члены или также кандидаты;
• кто создаёт учётные записи и что происходит с ними при выходе из ассоциации;
• как восстанавливается пароль и кто отвечает на обращения;
• что лежит внутри: документы, записи вебинаров, обсуждения, и кто это загружает;
• как принимается взнос: онлайн-оплатой через банк или платёжный сервис либо по квитанции, и как сотрудник узнаёт, что платёж прошёл.

Если процессы ещё не отлажены, начните с малого: раздел с паролем для документов, затем кабинет. Условия подключения онлайн-оплаты уточняйте напрямую у банка или сервиса.

Что чаще всего срывает годовой план

Технические задачи обычно выполняются, а срывается содержание. Тексты не готовы, протоколы не согласованы, фотографии с прошлого мероприятия лежат у одного человека. Поэтому вместе с планом разработки составьте календарь материалов: что, когда и от кого должно прийти. Закладывайте и поддержку: после запуска нужен человек, который обновляет реестр, и кто-то, кто обновляет систему и следит за резервными копиями.

Раз в квартал проводите короткую встречу и отвечайте на три вопроса: что из запланированного вышло, какие обращения от членов повторялись, что переносим. Повторяющиеся вопросы в почте секретариата подскажут следующую задачу точнее, чем догадки.

Все статьи блога