Как связать онлайн-заявку с работой менеджера на сайте металлообрабатывающего предприятия

Часто на сайте цеха стоит форма с полями «Имя» и «Телефон», а менеджеру приходит письмо «Перезвоните». Чтобы посчитать деталь, он всё равно звонит, выясняет материал и тираж, просит чертёж. Время уходит на уточнения, а часть заявок так и остаётся без ответа. Разберём, как устроить форму и маршрут заявки, чтобы менеджер сразу получал данные для расчёта.

Чем заявка на изготовление деталей отличается от обычной обратной связи

Для расчёта нужна техническая информация: чертёж или эскиз, материал, количество, вид обработки, желаемый срок. Без неё менеджер не назовёт ни стоимость, ни сроки и не сможет передать вопрос технологу. Поэтому у сайта две задачи: собрать минимум данных для первичной оценки и сразу направить заявку нужному человеку.

Длинная анкета отпугнёт тех, кто хочет лишь узнать, беретесь ли вы за такую работу. Поэтому лучше сделать два сценария: «Рассчитать по чертежу» и «Задать вопрос». У каждого своя форма и свой маршрут внутри компании.

Какие поля формы действительно нужны менеджеру

Обязательными оставьте только то, без чего нельзя ответить:

• способ связи: телефон или почта (можно предложить выбрать мессенджер);
• файл чертежа или текстовое описание детали. Достаточно любого из двух, иначе заявки без чертежа будут уходить к конкурентам.

Необязательными, но желательными сделайте вид работ (выпадающий список: токарная, фрезерная, резка, гибка, сварка, покраска), материал с вариантом «не знаю, подскажите», количество, срок и признак «разовый заказ или серия». Для файлов заранее укажите форматы и допустимый размер. Если загрузка не удалась, сообщение об ошибке должно объяснять, что делать, а форма не должна терять уже введённые данные.

Условный пример: блок расчёта на странице листового металла

Представим страницу «Лазерная резка и гибка листового металла». Под описанием услуги размещён блок «Расчёт по чертежу»:

• подсказка над формой: «Пришлите чертёж в PDF, DXF или DWG либо эскиз с размерами»;
• поле загрузки файла и рядом поле «Или опишите деталь словами»;
• материал (список) и толщина, мм;
• количество, шт., и отметка «нужна серия»;
• чекбоксы дополнительных операций: гибка, сварка, покраска;
• контакт и удобный способ связи;
• кнопка «Отправить на расчёт»;
• строка под кнопкой: «Ответим в рабочее время в течение [ваш реальный срок]».

В скрытых полях форма записывает страницу отправки, время и источник перехода, если он известен. Менеджер видит, что человек пришёл со страницы резки, и не спрашивает, что ему нужно.

Как заявка доходит до менеджера и не теряется

Личная почта одного сотрудника ненадёжна: отпуск, переполненный ящик, спам-фильтр. Заявка должна попадать в CRM или хотя бы в общую систему, где у неё есть карточка. Что стоит настроить:

• распределение по типу работ: лист — одному менеджеру, токарка и фрезеровка — другому;
• ответственного и статус: «новая», «в работе», «уточняем данные», «расчёт отправлен», «отказ» с причиной;
• уведомление с полями заявки и доступом к файлу, а не просто «пришла заявка»;
• обработку заявок вне рабочего времени: пометку и очередь на утро;
• напоминание руководителю, если статус не менялся дольше принятого в компании срока;
• объединение дублей, когда один человек отправил форму дважды.

Причины отказа полезно фиксировать: по ним видно, какие заявки приходят не по профилю, и можно поправить описание услуг на сайте.

Что видит клиент после отправки

Страница «Спасибо» должна говорить, что будет дальше: кто посмотрит чертёж, какой информации может не хватить и каким способом с ним свяжутся. Хорошо, если клиент получает письмо с копией введённых данных и номером заявки. Не обещайте мгновенную цену, если расчёт делается вручную. Честный срок ответа вызывает больше доверия, чем нереалистичное обещание.

Отдельно настройте цель в веб-аналитике на успешную отправку формы. Тогда вы увидите, с каких страниц заявки приходят, и сможете сравнить это с данными из CRM.

Проверочный список перед запуском

• Форма отправляется с телефона, файл загружается без ошибок.
• Обязательных полей не больше двух-трёх.
• Тестовая заявка с чертежом дошла до нужного менеджера вместе с файлом.
• В карточке видно страницу, с которой отправлена заявка.
• У каждой заявки есть ответственный и статус.
• Заявки вне рабочего времени не пропадают.
• Клиент получает подтверждение и понятный срок ответа.
• Раз в месяц кто-то просматривает отказы и неотвеченные заявки.

Все статьи блога