Владелец видеостудии часто видит такую картину: на сайте есть форма «Оставить заявку», письма приходят на общий ящик, а через неделю выясняется, что часть обращений никто не открыл. Или менеджер звонит клиенту и в десятый раз задаёт одни и те же вопросы. Это не недостаток формы как таковой, а разрыв между сайтом и внутренней работой. Ниже — как его закрыть.
Чем заявка на ролик отличается от обычного заказа
Видеопроизводство не продаётся по каталогу: рекламный ролик, корпоративный фильм, съёмка мероприятия или анимация — разные процессы, команды и сроки. Поэтому фраза «перезвоните мне» почти ничего не даёт менеджеру. Ему нужно понять задачу, чтобы подготовить осмысленный разговор, а не провести допрос. Задача формы — собрать минимум вводных, не отпугнув человека длинной анкетой.
Какие поля нужны менеджеру до первого звонка
Разделите поля на обязательные и необязательные. Обязательных — не больше трёх-четырёх:
- Имя и телефон (адрес почты — по желанию, но с пометкой, зачем он: «пришлём вопросы и примеры работ»).
- Тип задачи — выпадающий список: рекламный ролик, корпоративный фильм, видео мероприятия, обучающее видео, другое. Список должен совпадать с разделами вашего сайта и с тем, как менеджеры делят заказы.
- Желаемый срок — дата или период; важно, если съёмка привязана к событию.
Необязательные: где будет показываться видео (сайт, ТВ, выставка, соцсети), примерный бюджет в виде диапазонов на выбор, ссылка на ролик-ориентир, возможность прикрепить бриф. Поле «Бюджет» лучше сопроводить вариантом «Пока не знаю»: иначе человек либо уйдёт, либо впишет случайное число.
Условный пример: блок на странице «Заказать корпоративный фильм»
Это иллюстрация, а не описание реального проекта. Над формой — две строки: «Расскажите о задаче в двух словах. Менеджер изучит ответ и позвонит с конкретными вопросами в рабочее время». Ниже — поля:
- Ваше имя*
- Телефон*
- Что нужно снять* (список из пяти пунктов, по умолчанию выбран тип страницы, с которой пришёл человек)
- К какому сроку нужен результат
- Где будет показано видео
- Комментарий или ссылка на пример
Под кнопкой — текст: «После отправки вы увидите номер заявки. Мы свяжемся с вами в течение рабочего дня». Фразу о сроке пишите только в том случае, если вы действительно способны его соблюдать. На странице «Спасибо» повторите номер заявки, имя ответственного (если оно уже назначено) и телефон студии на случай срочного вопроса.
Маршрут заявки внутри студии
Кнопка «Отправить» — это начало процесса. Заранее решите, что происходит дальше:
- Куда падает заявка. Минимум — письмо двум-трём сотрудникам сразу (менеджеру, руководителю, продюсеру), а не одному человеку, который может быть в отпуске. Лучше — запись в CRM или хотя бы в общую таблицу со столбцами «дата», «источник», «ответственный», «статус».
- Кто отвечает. Одно имя на заявку. Если взяли двое, не взял никто.
- Что в теме письма. «Заявка №123: корпоративный фильм, срок — октябрь» читается и сортируется быстрее, чем «Сообщение с сайта».
- Срочное оповещение. Для заявок с близким сроком можно добавить SMS дежурному менеджеру.
- Статусы. Достаточно пяти: новая, в работе, отправлена смета, ждём ответа, закрыта (с причиной). Тогда видно, где заявки застревают.
Отдельно продумайте нерабочее время: автоответ клиенту с текстом «получили, свяжемся в ближайший рабочий день» снимает тревогу и не заставляет писать повторно.
Как убедиться, что заявка дошла до работы
Первая проверка — тестовая заявка. Отправьте её с телефона и с компьютера, с разных страниц, и проследите путь: пришло ли письмо, не попало ли оно в спам, появилась ли запись в таблице или CRM, увидел ли её менеджер. Повторяйте после любых правок сайта и почтовых настроек.
Вторая — учёт. Настройте в счётчике посещаемости (например, в Яндекс.Метрике или Google Analytics) цель «отправка формы» и отметки источников переходов в рекламных ссылках. Раз в неделю сверяйте число целей с числом записей в журнале заявок: расхождение означает, что либо форма ломается, либо менеджеры не заносят обращения. Телефонные звонки считайте отдельно — например, с помощью выделенного номера для сайта.
Проверочный список
- В форме не больше четырёх обязательных полей.
- Список типов задач совпадает с услугами на сайте.
- Заявка уходит минимум двум сотрудникам и сохраняется в журнале.
- У каждой заявки есть номер, ответственный и статус.
- Обещанный срок ответа реально выполним.
- После отправки клиент видит подтверждение, а не пустую страницу.
- Тестовая заявка проходит весь путь после каждого изменения сайта.
- Раз в неделю цели в счётчике сверяются с журналом.
