Сайт делового события открывают с разными целями. Кто-то выбирает билет, кто-то согласует выступление, кто-то ищет, куда писать про стенд. Если все они попадают на страницу с общим адресом info@ и телефоном без пояснений, часть обращений теряется или уходит не тому сотруднику. Ниже разберём, как устроить контакты, чтобы человек за несколько секунд находил свой канал связи.
Кто приходит на страницу контактов и с чем
У организатора конференции обычно есть пять групп посетителей: потенциальный участник, который сомневается в условиях; зарегистрированный гость с вопросом о входе и документах; спикер или его представитель; спонсор или экспонент; журналист. У каждой группы свой срок и своя цена ошибки. Участнику за день до события нужен быстрый ответ. Спонсору нужен человек, способный обсуждать условия. Журналисту нужны правила аккредитации. Выпишите эти группы, для каждой сформулируйте типичный вопрос и назовите сотрудника, который на него отвечает. Это основа структуры страницы.
Почему блоки лучше называть по задачам, а не по отделам
Посетитель не знает, чем «отдел по работе с клиентами» отличается от «коммерческого отдела». Подписывайте блоки действием: «Купить билет или оформить группу», «Выступить на конференции», «Стать партнёром», «Аккредитация прессы», «Вопрос по уже оформленной регистрации». В каждом блоке нужны:
- один основной способ связи (не пять телефонов подряд);
- имя или должность ответственного;
- часы, когда отвечают, и срок ответа на письмо, который вы реально выдерживаете;
- подсказка, что указать в обращении: название компании, число участников, дату мероприятия.
В шапке и подвале всех страниц достаточно одного телефона для вопросов по участию и ссылки «Контакты». Всё остальное лучше оставить на самой странице.
Пример фрагмента страницы «Контакты»
Это схема для вымышленной конференции, все данные условные.
- Участие и билеты. Телефон +7 (000) 000-00-00, будни с 10:00 до 18:00. Письмо на адрес участие@пример — ответ в течение рабочего дня. Для группы от пяти человек укажите в письме компанию и число участников.
- Выступить на конференции. Анна, программный комитет. Пришлите тему, краткое описание и ссылку на предыдущие выступления. Решение сообщаем после заседания комитета, дата которого указана на странице программы.
- Партнёрам и экспонентам. Михаил, партнёрская программа. Форма ниже или письмо; в нём напишите, какой формат участия вас интересует.
- Для прессы. Заявка на аккредитацию — до даты, указанной в правилах. Фотографии и логотипы лежат в разделе для СМИ.
- В день конференции. Дежурный телефон организаторов, активен с 8:00 до окончания последней сессии.
Форма обращения и телефон: что учесть
Форма нужна тем, кому неудобно звонить, и тем, чьё обращение требует деталей. Сделайте поле «Тема» выпадающим списком с теми же названиями, что и блоки страницы: письмо сразу уйдёт нужному сотруднику. Обязательными оставьте имя, e-mail и сообщение. Телефон и компания необязательны, если без них можно ответить. Для групповых заявок добавьте числовое поле. После отправки покажите понятное сообщение и отправьте автоответ с копией текста и сроком ответа, чтобы человек не отправлял то же письмо повторно.
Номера телефонов и e-mail должны быть текстом, а не картинкой, и работать как ссылки: на смартфоне по номеру можно позвонить одним касанием, по адресу открывается почтовый клиент. Текст ещё и копируется.
Контакты и площадка в день мероприятия
Накануне и в день конференции страницу открывают с телефона, часто на ходу. Поместите наверху блок «Как добраться»: адрес текстом, название входа, этаж или зал, ориентир от ближайшей станции метро, время начала регистрации. Карту добавьте как дополнение, но не заменяйте ею текст. Рядом разместите номер дежурного организатора. Если вход на площадку отличается от входа в здание, подробно опишите это отдельным абзацем: именно здесь гости чаще всего теряются.
Проверочный список перед публикацией
- Для каждой группы посетителей есть отдельный блок с понятным названием.
- У блока указаны канал связи, ответственный и срок ответа.
- Телефон и e-mail кликабельны и набраны текстом.
- Темы в форме совпадают с блоками страницы и направляют письма нужным людям.
- После отправки формы человек видит подтверждение, а на его адрес приходит автоответ.
- Адрес площадки, вход и телефон дежурного доступны без прокрутки на смартфоне.
- Тестовое обращение из каждого блока дошло до адресата. Проверьте это до запуска.
- Контакты в подвале и на странице совпадают, устаревшие номера убраны.
Попросите коллегу, не работавшего над сайтом, найти, куда писать о выступлении и как пройти ко входу. Если на это уходит больше минуты, структуру стоит пересмотреть.
